Privacy

Privacyverklaring lokaal bestuur Tervuren
 

1. INLEIDING

Om een goede dienstverlening aan te kunnen bieden, worden je persoonsgegevens verzameld en verwerkt door lokaal bestuur Tervuren (inclusief OCMW Tervuren, Autonome Gemeentebedrijven Tervuren, de gemeentelijke scholen en het Woonzorgcentrum Zoniën) als verwerkingsverantwoordelijke, gevestigd te Markt 7, 3080 Tervuren. Lokaal bestuur Tervuren vindt de bescherming van je privacy belangrijk. Daarom voert onze organisatie een privacybeleid dat beoogt vertrouwelijk en zorgvuldig om te gaan met de gegevens van haar burgers. Onze diensten en medewerkers zullen dan ook discreet en integer omgaan met de door jou verstrekte informatie en persoonsgegevens enkel verwerken op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Deze privacyverklaring heeft tot doel je te informeren over hoe lokaal bestuur Tervuren je persoonsgegevens via verschillende kanalen verkrijgt of verzamelt, waarom we deze verzamelen, wat we ermee doen en hoe we ermee omgaan. Deze privacyverklaring is van toepassing op de burgers van lokaal bestuur Tervuren, bezoekers van de website en elke natuurlijke persoon die in contact treedt met het lokaal bestuur. Bij het verwerken van persoonsgegevens zal het lokaal bestuur de geldende Europese en nationale privacywetgeving respecteren, zijnde o.a.:

  • De Belgische Kaderwet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het bijhorende uitvoeringsbesluit (link)
  • De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van 25 mei 2018 (ook AVG of GDPR genoemd (link)

Lokaal bestuur Tervuren verbindt zich ertoe de verplichtingen die voortvloeien uit de toepasselijke wetgeving toe te passen op al onze verwerkingsactiviteiten en met respect voor jouw individuele rechten. Met deze privacyverklaring garandeert lokaal bestuur Tervuren dat je:

  • op de hoogte blijft van de verwerking van je persoonsgegevens, zowel elektronisch als op papier;
  • de controle behoudt over de persoonsgegevens die lokaal bestuur Tervuren verwerkt;
  • je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens kunt uitoefenen.

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKT LOKAAL BESTUUR TERVUREN?

Onder ‘Persoonsgegevens’ wordt alle informatie verstaan die toelaat een persoon direct of indirect te identificeren of identificeerbaar te maken, aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator; of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die persoon. Lokaal bestuur Tervuren verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Identificatiegegevens: persoonsgegevens waarmee lokaal bestuur Tervuren je kan identificeren.
    Bv. naam, voornaam, taalvoorkeur, foto’s…
  • Contactgegevens: gegevens waarmee lokaal bestuur Tervuren je kan contacteren indien nodig, om eventuele vragen te beantwoorden, …
    Bv. telefoonnummer, adres, e-mailadres, …
  • Familiale gegevens: dit zijn gegevens betreffende je gezinssamenstelling.
    Bv. gezinssamenstelling, burgerlijke staat, aantal personen ten laste, …
  • Informatie over opleidingen: dit betreft informatie over je gevolgde opleidingen.
    Bv. opleidingsniveau, diploma’s, kwalificaties, schoolloopbaan, …
  • Informatie betreffende tewerkstelling:
    Bv. informatie over je loopbaan, referenties, huidige werkgever, pensioen en verzekeringsinformatie, …
  • Gedragsgegevens: deze categorie omvat de gegevens omtrent je gebruik van de website
    bv. taalvoorkeur, cookies, logs van je activiteiten, …
  • Connectie-informatie: dit betreft alle informatie die wij verzamelen als je gebruik maakt van onze digitale diensten zoals de website en applicaties van lokaal bestuur Tervuren. Hiermee kunnen we de toepassingen beveiligen en je een optimale ondersteuning bieden voor onze digitale diensten.
    Bv. gebruikersnamen, het IP-adres, toestelinformatie, …
  • Rijksregisternummer
  • Financiële gegevens: dit betreft informatie nodig voor de afhandeling van betalende diensten en voor diensten waarbij lokaal bestuur Tervuren optreedt als betaler.
    bv. rekeningnummers, openstaande saldo’s, …
  • Gevoelige gegevens: voor sommige diensten verzamelt lokaal bestuur Tervuren ook bijzondere persoonsgegevens. Deze informatie zal enkel worden verzameld voor specifieke doeleinden waarvoor specifieke contracten zijn opgemaakt, en voor zover het verzamelen van deze informatie wordt toegestaan door de wetgeving of op basis van jouw toestemming.
    Bv. gezondheidsinformatie, gerechtelijke informatie, …

3. OP WELKE BASIS VERWERKT LOKAAL BESTUUR TERVUREN JE PERSOONSGEGEVENS?

Lokaal bestuur Tervuren verwerkt enkel persoonsgegevens indien we daar een rechtmatige basis voor hebben. De verwerking vindt dus enkel plaats:

  • als lokaal bestuur Tervuren je toestemming heeft verkregen om ze te mogen verwerken;
  • in het kader van een contractuele verplichting of ter voorbereiding van een contract met lokaal bestuur Tervuren;
  • indien dit noodzakelijk is voor het vervullen van onze wettelijke verplichtingen (inclusief de vervulling van gemeentelijke taken);
  • indien dit noodzakelijk is voor het vervullen van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan lokaal bestuur Tervuren is opgedragen;
  • Indien dit van vitaal belang is voor de betrokkene (bv. om een ernstige bedreiging voor  het leven van een betrokkene).

Indien lokaal bestuur Tervuren je persoonsgegevens wil verwerken voor een ander doeleinde dan waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld, zullen we altijd vooraf je expliciete toestemming vragen.

4. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKT LOKAAL BESTUUR TERVUREN JE PERSOONSGEGEVENS?

Lokaal bestuur Tervuren gebruikt altijd enkel die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van een goede dienstverlening en we springen er zorgvuldig mee om. We verbinden ons ertoe je persoonsgegevens enkel te verwerken op een wijze die verenigbaar is met de vooraf bepaalde doeleinden waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld. Deze doelstellingen zijn:

  • Het verstrekken van een optimale dienstverlening: lokaal bestuur Tervuren verwerkt persoonsgegevens van haar burgers voor de uitvoering van de verschillende gemeentelijke taken. Om een goede dienstverlening te leveren, hebben we bepaalde persoonsgegevens nodig. Lokaal bestuur Tervuren gebruikt echter enkel de minimale informatie die nodig is om die dienstverlening te kunnen verstrekken. De gegevensset die nodig is, hangt af van de dienst die wordt geleverd. Wanneer er geen wettelijke bepaling bestaat voor het verlenen van deze dienstverlening, zal de verwerking van je persoonsgegevens altijd gebeuren op basis van je toestemming.
  • Het onderhouden van contacten en interacties met burgers en andere personen: lokaal bestuur Tervuren gebruikt persoonsgegevens om je te identificeren en te contacteren, om je te informeren, je aanvragen te behandelen of je vragen te beantwoorden. Aanvragen en andere vragen worden geregistreerd in de systemen van lokaal bestuur Tervuren, zodat hier later gemakkelijk naar teruggekoppeld kan worden indien nodig. Wanneer er geen wettelijke bepaling bestaat om contact op te nemen, zal de verwerking van je persoonsgegevens altijd gebeuren op basis van je toestemming.
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen: de dienstverlening en bijhorende verwerking van persoonsgegevens is in vele gevallen wettelijk bepaald. Als je bv. een vergunning, subsidie of een voorziening aanvraagt, dan verzamelen en bewaren we je persoonsgegevens.
  • Om haar burgers en andere personen op de hoogte te houden: Lokaal bestuur Tervuren verstuurt nieuwsbrieven en brochures met informatie. Dit gebeurt telkens op basis van toestemming van de betreffende burger of de persoon.
  • Voor de organisatie van evenementen: Lokaal bestuur Tervuren zal je persoonsgegevens gebruiken wanneer ze evenementen organiseert bv. bij de inschrijving voor deze evenementen of om haar burgers uit te nodigen voor evenementen, en voor de administratieve afhandeling die bij de organisatie komt kijken. Het versturen van uitnodigingen of inschrijvingen gebeurt enkel op basis van de toestemming van de burger.

Lokaal bestuur Tervuren gebruikt je persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor ze verzameld of door jou verstrekt werden. Dat betekent dat als je bv. je naam en adres invult voor het toezenden van een brochure, deze gegevens niet worden gebruikt voor andere doeleinden of om je andere informatie toe te zenden, zoals bv. nieuwsbrieven. Wanneer je persoonsgegevens aan ons doorgeeft en we zouden die graag nadien nog gebruiken in een andere context, vragen we hier telkens vooraf je expliciete toestemming voor.

5. WELKE RECHTEN HEB JE EN HOE KAN JE DEZE UITOEFENEN?

De GDPR verleent je een aantal rechten m.b.t. de verwerking van je persoonsgegevens. Deze rechten kan je te allen tijde uitoefenen bij lokaal bestuur Tervuren. Deze rechten zijn:

  • Het recht van inzage: je hebt het recht op toegang en inzage tot de gegevens die we van jou hebben en verwerken bij lokaal bestuur Tervuren. Dit houdt in: informatie of we gegevens van je hebben, welke dat zijn en op welke manier lokaal bestuur Tervuren ze gebruikt. Je kan hier verdere toelichting over krijgen indien je dit wenst.
  • Het recht op rectificatie: je hebt het recht om je gegevens te laten aanpassen als deze niet correct en/of onvolledig zijn. Het aanpassen van persoonsgegevens kan gelinkt zijn aan contractuele en/of wettelijke beperkingen waardoor het soms niet mogelijk is om de gegevens aan te passen omwille van onze verplichtingen.
  • Het recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’): je hebt het recht om je gegevens te laten schrappen uit onze systemen. Het schrappen van persoonsgegevens is soms niet mogelijk omwille van contractuele verplichtingen, wettelijke bepalingen en algemene belangen van onze organisatie waardoor dit verzoek dan ook niet altijd kan worden ingewilligd.
  • Het recht van bezwaar: je hebt het recht om bezwaar in te dienen tegen het verwerken van je persoonsgegevens door lokaal bestuur Tervuren. Dit recht van bezwaar is niet van toepassing voor communicaties in het kader van contractuele afspraken en/of wettelijke verplichtingen.
  • Het recht om je toestemming in te trekken: je hebt te allen tijde het recht je toestemming in te trekken indien de verwerking van jouw gegevens op basis van toestemming gebeurt. Dit kan gebeuren via dezelfde weg als waarlangs je jouw toestemming hebt gegeven.
  • Het recht tot beperken van de verwerking: je hebt het recht om te verzoeken de verwerking van je gegevens te beperken. In dat geval blijft lokaal bestuur Tervuren je gegevens bewaren, maar wordt het gebruik ervan ingeperkt in overeenstemming met je verzoek. Deze aanvraag kan worden ingediend wanneer bv. je merkt dat je persoonsgegevens onjuist zijn, in afwachting van de rectificatie ervan. We moeten enkel tegemoet komen aan deze verzoeken in de gevallen die door de wet zijn bepaald.
  • Het recht op overdraagbaarheid van je gegevens: je hebt het recht om je persoonsgegevens die lokaal bestuur Tervuren verwerkt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en digitaal leesbare vorm en/of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
  • Het recht op het indienen van een klacht: je hebt het recht om klacht in te dienen over de wijze waarop lokaal bestuur Tervuren je persoonsgegevens verwerkt en/of de manier waarop wij je rechten invullen, wanneer je van mening bent dat lokaal bestuur Tervuren de geldende wetgeving niet naleeft. Dit kan je doen als volgt:
    - Klacht neerleggen bij lokaal bestuur Tervuren zelf: lokaal bestuur Tervuren heeft een DPO aangesteld die een onafhankelijke rol binnen lokaal bestuur Tervuren heeft en je klacht zal behandelen om samen met jou tot een oplossing te komen. Je kunt de DPO contacteren via informatieveiligheid@tervuren.be.
    - Klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteit. De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor lokaal bestuur Tervuren is de Vlaamse Toezichtcommissie. Je hebt het recht om klacht neer te leggen bij de Vlaamse Toezichtcommissie over de manier waarop lokaal bestuur Tervuren je persoonsgegevens verwerkt en/of jouw rechten invult. De manier waarop je een klacht kan indienen wordt beschreven op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie.

Indien je één van deze rechten wenst uit te oefenen, neem dan contact op met onze DPO via informatieveiligheid@tervuren.be. Als de aanvraag onvoldoende informatie bevat, kan een medewerker van lokaal bestuur Tervuren bijkomende informatie opvragen. Je zult altijd je identiteit moeten aantonen voor de uitoefening van je recht.

Alle bovenstaande verzoeken zijn gratis, behalve wanneer lokaal bestuur Tervuren het verzoek als kennelijk ongegrond of buitensporig beschouwt (zoals o.m. het geval is bij een herhaaldelijk verzoek). In dat geval mag lokaal bestuur Tervuren een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten, of weigeren gevolg te geven aan het verzoek.

We zullen elke aanvraag correct en zorgvuldig behandelen binnen een termijn van één maand na de ontvangst door de DPO van alle relevante informatie. Deze termijn kan eventueel verlengd worden met twee maanden, rekening houdend met o.m. de complexiteit en het aantal verzoeken. Ingeval van verlenging van de termijn, word je hiervan binnen de maand op de hoogte gebracht, inclusief over de redenen van de verlenging. Het verstrekken van deze informatie gebeurt kosteloos.

Indien je niet tevreden bent over de geleverde informatie of denkt dat je geen volledig antwoord hebt gekregen, kan je contact opnemen met onze Data Protection Officer via informatieveiligheid@tervuren.be.

6. GEEFT LOKAAL BESTUUR TERVUREN JE PERSOONSGEGEVENS DOOR?

Persoonsgegevens worden in de regel niet openbaar gemaakt, verkocht of doorgegeven aan andere organisaties, behalve om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten. Wanneer lokaal bestuur Tervuren in andere gevallen jouw persoonsgegevens doorgeeft aan organisaties wordt hiervoor jouw uitdrukkelijke toestemming gevraagd, tenzij een wettelijke bepaling dit verhindert.

Jouw persoonsgegevens worden in principe niet openbaar gemaakt, verkocht of doorgegeven aan andere organisaties, behalve om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten. Wanneer lokaal bestuur Tervuren in andere gevallen jouw persoonsgegevens doorgeeft aan organisaties wordt hiervoor jouw uitdrukkelijke toestemming gevraagd, tenzij een wettelijke bepaling dit verhindert.

Dankzij de wetgeving Openbaarheid van Bestuur kunnen derden een verzoek om informatie indienen bij lokaal bestuur Tervuren. Daarbij worden jouw gegevens in principe niet vrijgegeven, tenzij dit wettelijke verplicht is. In elk geval wordt het verzoek altijd getoetst aan de geldende privacywetgeving.

Persoonsgegevens kunnen echter wel worden gedeeld met verwerkers waaraan lokaal bestuur Tervuren bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. In dit geval wordt er altijd een gegevensverwerkingsovereenkomst gesloten tussen lokaal bestuur Tervuren en de verwerker, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt i.v.m. gegevensbescherming als lokaal bestuur Tervuren. We zorgen ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt door de verwerkers in overeenstemming met het vooraf bepaalde doel waarvoor ze zijn verzameld. De verwerker is  verplicht zich te houden aan alle wettelijke verplichtingen en de instructies van lokaal bestuur Tervuren.

Met betrekking tot internationale overdracht van persoonsgegevens en verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden persoonsgegevens alleen overgedragen aan andere organisaties wanneer dit wordt voorgeschreven door, of toegestaan ​​op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. We garanderen passende waarborgen, zodat je rechten ook buiten de EER worden geëerbiedigd in overeenstemming met een adequaat niveau van gegevensbescherming, en we eisen van de gegevensontvanger dat deze ook de gepaste garanties biedt. Persoonsgegevens blijven altijd beschermd in overeenstemming met de vereisten die zijn vastgelegd in de wetgeving van de EU en de lidstaten.

7. BEVEILIGING VAN DE PERSOONSGEGEVENS

Lokaal bestuur Tervuren heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je gegevens op de best mogelijke wijze te beveiligen tegen verlies, diefstal of verkeerd gebruik. Onze medewerkers gaan discreet om met de gegevens, controleren of ze volledig en correct zijn en staan in voor de beveiliging ervan. Wanneer je persoonsgegevens verstrekt aan het gemeentebestuur, worden deze opgeslagen in een beveiligde omgeving die niet toegankelijk is voor het publiek. De informatie zal louter voor interne doeleinden verwerkt worden.

8. HOE LANG BEWAART LOKAAL BESTUUR TERVUREN JE PERSOONSGEGEVENS?

Lokaal bestuur Tervuren neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen. Eén van deze maatregelen is om je persoonsgegevens niet langer te bewaren dan strikt noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor wij de gegevens hebben ontvangen, voor de uitvoering van een contract, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. De bewaartermijnen verschillen met betrekking tot het type verwerkingsactiviteit en het doel waarvoor de persoonsgegevens werden verzameld. Lokaal bestuur Tervuren bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de door haar aangeboden en gefaciliteerde diensten.

Bepaalde bewaartermijnen worden echter bij wet bepaald: de persoonsgegevens moeten dan volgen deze termijn bewaard worden. De wettelijke vastgestelde bewaartermijnen kunnen geraadpleegd worden in de archiefselectielijsten beschikbaar bij het Rijksarchief.

Persoonsgegevens kunnen gedurende een langere periode worden bewaard indien ze uitsluitend worden verwerkt voor archiveringsdoeleinden voor openbaar belang, voor historisch of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden. Deze verwerking moet in overeenstemming zijn met artikel 89 GDPR.

9. WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING

Lokaal bestuur Tervuren kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens of wijzigingen in de toepasselijke wetgeving weer te geven. We doen dit door de bijgewerkte versie op de website van lokaal bestuur Tervuren te plaatsen. Wanneer we wijzigingen in onze verklaring publiceren, zullen we de datum en het versienummer van de "laatste update" van ons privacybeleid wijzigen. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin raden we je aan om onze privacyverklaring regelmatig te lezen.

10. CONTACTGEGEVENS

Indien je opmerkingen of vragen hebt over de informatie in deze verklaring of over andere kwesties met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens door lokaal bestuur Tervuren, neem dan contact op met onze Data Protection Officer via e-mail:  informatieveiligheid@tervuren.be.

Als je liever per post contact met ons opneemt, kan je dit doen op het volgende adres:

Lokaal bestuur Tervuren, OCMW Tervuren en de Autonome Gemeentebedrijven Tervuren
Markt 7A
3080 Tervuren